Chính sách chống tham nhũng 2 của Danida phải được thực hiện triệt để. Đối với các khoản ngân sách không được quản lý hoặc chi tiêu theo đúng chính sách của Danida sẽ phải được cơ quan liên quan của chính phủ hoàn lại và chuyển tới Ban chỉ đạo hợp phần trung ương nếu đó là quản lý kém ở hợp phần trung ương và tới Ban chỉ đạo cấp tỉnh liên quan nếu thuộc phạm vi quản lý của hợp phần cấp tỉnh để có những biện pháp xử lý thích hợp. Ủy ban Hỗn hợp của Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và phát triển nông thôn cần được báo cáo về tất cả các trường hợp như vậy để có thể đề ra các biện pháp cần thiết.
Vốn viện trợ của chương trình sẽ được chuyển thông qua hệ thống tài chính của Việt Nam nghĩa là tiền sẽ được chuyển vào Kho bạc Trung ương và từ đó chuyển tới tài khoản của IPSARD và Văn phòng Bộ (cho Vụ Khoa học và công nghệ) ở kho bạc và kho bạc nhà nước ở năm tỉnh.
Quy trình phê duyệt ngân sách
Chương trình ARD SPS sẽ tuân theo hệ thống của Việt Nam, ngân sách sẽ được tổng hợp vào ngân sách của Bộ Nông nghiệp và PTNT và như vậy trở thành một phần của ngân sách nhà nước. Do chu trình ngân sách của Việt Nam thường là bắt đầu vào tháng 3, ngân sách của ARD SPS sẽ không thể được hoàn toàn tổng hợp vào chu trình lập và phê duyệt ngân sách của nhà nước cho đến năm 2009. Từ nay cho đến thời điểm đó thì ngân sách 2007 và 2008 sẽ được coi là ngân sách bổ sung.
Trong 6 tháng của Giai đoạn khởi động của Chương trình (từ cuối năm 2007 đến đầu 2008), chương trình sẽ không có các kế hoạch công tác được phê duyệt. Kế hoạch hành động và ngân sách, bao gồm vốn đối ứng cho giai đoạn khởi động và ngân sách năm 2008 sẽ được xây dựng trong giai đoạn tiền khởi động và được phê duyệt tại cuộc họp đầu tiên của các Ban chỉ đạo chương trình. Sau khi các Ban chỉ đạo phê duyệt ngân sách, Ban điều phối hợp phần Trung ương (CCU) sẽ tổng hợp thành ngân sách của cả chương trình và gửi cho Vụ Tài chính của Bộ NN&PTNT, từ đây ngân sách được chuyển tới Bộ Tài Chính để Chính phủ phê duyệt.
Ban điều phối hợp phần và Ban quản lý chương trình cấp tỉnh phải cập nhật ngân sách ít nhất hai lần một năm và trình ngân sách lên các ban chỉ đạo để phê duyệt.
Ngân sách hàng năm có thể được xây dựng theo đồng Việt Nam. Tuy nhiên, tổng ngân sách theo đồng Việt Nam cho toàn bộ chương trình không thể vượt quá ngân sách sách được cam kết dành cho chương trình tính theo Curon Đan Mạch.
Tài khoản kế toán, dòng vốn và báo cáo tài chính
Kho bạc Trung ương sẽ mở một tài khoản vốn cho toàn bộ chương chình. Tiền sẽ được chuyển tới tài khoản vốn của IPSARD và Vụ Khoa học công nghệ trong hệ thống Kho Bạc Trung ương và trong hệ thống kho bạc các tỉnh. Giai đoạn khởi động dòng vốn có thể được chuyển tới các tài khoản này trong khi chờ phê duyệt kế hoạch bổ sung ngân sách.
Quy trình chuyển dòng vốn thông qua hệ thống của Việt Nam như sau:
1. Đại sứ quán Đan Mạch sẽ chuyển vốn vào Kho bạc Trung ương (CST) 6 tháng một lần theo kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt. Vốn sẽ được chuyển bằng tiền Việt Nam. Sau khi nhận được tiền, Kho bạc Trung ương sẽ chuyển vốn tới Kho bạc ở các tỉnh liên quan.
2. Kho bạc Trung ương sẽ thực hiện thanh toán cho IPSARD và Vụ Khoa học công nghệ dựa trên các chứng từ đã được phê duyệt và gửi đến Kho bạc Trung ương. Kho bạc Trung ương sẽ kiểm soát và thanh toán nếu các chi tiêu là trong khuôn khổ ngân sách được phê duyệt. Đối với các tỉnh thì Kho bạc của các tỉnh sẽ thực hiện chức năng giống như Kho Bạc Trung ương.
3. Các thụ hưởng IPSARD và Vụ Khoa học công nghệ và các tỉnh thuộc chương trình sẽ chịu trách nhiệm về kế toán và kiểm soát ngân sách cho phần vốn được cấp. Hệ thống kế toán, tương thích với yêu cầu của Việt Nam và Đại sứ quán Đan Mạch cần phải được sử dụng để ghi chép tất cả các chi tiêu của chương trình.
4. Báo cáo tài chính phải được thực hiện hàng quý.
5. Trong giai đoạn thực hiện chương trình, kiểm toán về tài chính và sự tuân thủ phải được thực hiện hàng năm ở tất cả các cấp, theo chuẩn mực quốc tế.
Vốn đối ứng sẽ được thể hiện trong ngân sách và được Ban Chỉ đạo phê duyệt một năm hai lần, sau đó sẽ được nêu rõ trong bản ngân sách hàng quý và báo cáo quản lý vốn viện trợ.
Bất kỳ khoản lãi ngân hàng nào thu được từ vốn cấp cho chương trình của DANIDA sẽ phải được trả lại cho Đại sứ quán Đan Mạch.
Bản hướng dẫn mua sắm và quản lý tài chính chi tiết sẽ được chuẩn bị trong giai đoạn tiền khởi động. Đối với hợp phần cấp tỉnh, Bản hướng dẫn sẽ bao gồm các hoạt động của quỹ phát triển thôn bản. Đối với hợp phần trung ương, Bản hướng dẫn bao gồm hoạt động của Ban nghiên cứu chính sách thông qua Viện Chính sách và chiến lược Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn và Quỹ nghiên cứu sinh kế vùng cao tại Vụ Khoa học và công nghệ.
Mua sắm hàng hoá
Việc mua sắm hàng hoá phải tuân theo hướng dẫn của Danida. Một số hạng mục mua sắm nhỏ có giá trị dưới 125.000.000 đồng sẽ do các đơn vị thực hiện tự đảm nhiệm.
Từ ngày 1/3/2008 chương trình sẽ tuân theo Luật Đấu thầu của Việt Nam. Tuy nhiên, các cơ quan thực hiện ở Hợp phần Trung ương và các tỉnh sẽ phải được kiểm toán đấu thầu.
Hợp phần cấp tỉnh
Theo dự kiến, hoạt động mua sắm chủ yếu bao gồm hai mảng: (i) Một số khoản đầu tư nhỏ (ban đầu) để mua trang thiết bị nhằm nâng cao năng lực từ cấp xã lên cấp tỉnh; và (ii) Quỹ phát triển thôn bản do các xã quản lý.
Sở hữu và chuyển giao các thiết bị được Danida tài trợ
Các thiết bị mua bằng vốn do Danida cấp để sử dụng cho việc thực hiện chương trình như xe ôtô, máy tính, v.v… là tài sản của Danida trong thời gian thực hiện. Tuy nhiên trước khi hoặc khi kết thúc giai đoạn 5 năm thực hiện chương trình, Danida và Chính phủ Việt Nam sẽ cùng thống nhất về việc chuyển giao và quyền sở hữu tiếp theo của các tài sản sẽ không cần sử dụng tiếp trong giai đoạn sau. Các thiết bị còn cần được sử dụng cho chương trình ở pha tiếp theo sẽ vẫn được coi là tài sản của Danida và phục vụ cho Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Mua sắm dịch vụ của hợp phần cấp tỉnh
Việc cung cấp dịch vụ sẽ dựa trên nhu cầu và đặc biệt là phải phù hợp với nhu cầu của người hưởng lợi. Ban điều phối của huyện và Ban quản lý chương trình cấp tỉnh sẽ phối hợp với những người hưởng lợi để xây dựng Điều khoản giao việc gồm cả mô tả chi tiết. Ban điều phối cấp huyện và Ban quản lý chương trình cấp tỉnh có thể cần sự hỗ trợ của các cố vấn và tư vấn để xây dựng Điều khoản giao việc.
Các hệ thống khuyến nông và các cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh và huyện và cuối cùng là các cấp thấp hơn sẽ được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho các dịch vụ mang tính cạnh tranh (nếu cần, tổ chức đấu thầu) của các đơn vị cung cấp dịch vụ ở cả khu vực công và khu vực tư nhân.
Nếu có thể, nên cho đấu thầu cung cấp các dịch vụ chủ chốt. Có thể thương lượng trực tiếp nếu đặc điểm của dịch vụ cho thấy chỉ có một đơn vị duy nhất thực hiện được công việc ở mức độ chuyên nghiệp cần thiết.
Các đơn vị có khả năng cung cấp dịch vụ bao gồm: các trường đại học tại địa phương và khu vực, các viện nghiên cứu và đào tạo của vùng hay quốc gia, các tổ chức phi chính phủ và các công ty, tư vấn tư nhân. Ngoài ra còn có các tổ chức và công ty nước ngoài có thể cần cho những công việc như xây dựng giáo trình, đào tạo giảng viên nguồn, đảm bảo chất lượng .v.v.. Cần đảm bảo rằng các đơn vị cung cấp dịch vụ này không có một lợi ích nào khác trong chương trình có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
Cơ quan/phòng ban đứng ra ký hợp đồng không thể là đơn vị cung cấp dịch vụ. Mua sắm dịch vụ phải tuân thủ ở mức tối đa có thể các quy định và thủ tục của quốc gia và địa phương, như việc mua sắm sẽ vẫn phải theo các quy định mua sắm của Danida cho tới khi phù hợp đầy đủ với hệ thống quản lý tài chính công của chính phủ. Chi phí phải tuân theo định mức chi phí của Việt Nam.
Đối với một số chuyên gia tư vấn độc lập, ngắn hạn trong nước thì sẽ áp dụng theo hướng dẫn chi phí địa phương của UN-EU trong hỗ trợ hợp tác phát triển cho đến khi có thông báo mới. Tư vấn nước ngoài, Đại sứ quán Đan Mạch sẽ ký hợp đồng và tuân theo các hướng dẫn của Danida.
Nhìn chung, các nghiên cứu sẽ do cấp tỉnh ký hợp đồng và thanh toán.
Định mức chi phí
Chi tiêu vốn viện trợ phải tuân thủ các định mức chi phí cập nhật nhất của Chính phủ và cần xem xét liệu định mức đó có khả thi hay không. Một số lĩnh vực hiện vẫn chưa có định mức chi phí chính xác và cần phải xây dựng những định mức đó. Cần rà soát lại định mức chi phí chung cho các hoạt động, không chỉ cho vốn viện trợ của Danida.
Kiểm toán
Chương trình sẽ được tiến hành kiểm toán tài chính và tuân thủ hàng năm. Việc kiểm toán sẽ được thực hiện tại tất cả các cấp. Cán bộ kiểm toán độc lập cũng sẽ thực hiện kiểm tra bất thường tới các cấp khác nhau để kiểm tra quỹ và tài khoản ngân hàng (bao gồm việc đối chiếu) và các tài sản khác; kiểm tra mức độ tuân thủ các quy trình thủ tục theo Hướng dẫn quản lý tài chính và các quy định khác; đồng thời sẽ kiểm tra việc cập nhật các tài khoản, kể cả các ngân sách. Đợt đánh giá giữa kỳ sẽ xem xét khả năng chuyển trách nhiệm kiểm toán cho một cơ quan khác, như Kiểm toán nhà nước Việt Nam, đảm nhiệm.
Ngoài kiểm toán tài chính và tuân thủ, nên chọn ra ít nhất một hoạt động để kiểm toán ‘hiệu quả chi tiêu’ một cách kỹ lưỡng và nghiên cứu theo dõi hàng năm. Hiện nay kiểm toán “hiệu quả chi tiêu” chưa được các tỉnh sử dụng song cần tìm cách bổ sung vào hệ thống kiểm toán và đánh giá của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn cũng như của các tỉnh và huyện tham gia.
Việc kiểm toán được thực hiện theo Điều khoản giao việc của dịch vụ kiểm toán sẽ do các Ban chỉ đạo thông qua. Điều khoản này sẽ đề ra yêu cầu cán bộ kiểm toán viết báo cáo nêu rõ những điểm yếu và các vấn đề khác phát hiện trong quá trình kiểm toán và đề xuất các giải pháp thực hiện. Nhóm kiểm toán viên phải từ một đơn vị có uy tín và sẽ được chọn thông qua quá trình đấu thầu.
Do việc mua sắm được thực hiện tuân theo Luật Đấu thầu của Việt Nam như đã được đề xuất, do đó mỗi đơn vị thực hiện chương trình ở Hợp phần Trung ương và các tỉnh sẽ có thể được thực hiện kiểm toán mua sắm. Kiểm toán sẽ được thực hiện bởi các chuyên gia đấu thầu hoặc tư vấn do Đại sứ quán Đan Mạch chỉ định thông qua hình thức đấu thầu.