Ban Giám sát
Ban Giám sát chung do một lãnh đạo của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn và Đại sứ Đan Mạch đồng chủ tọa. Các thành viên bao gồm các đại diện của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Trưởng Ban chỉ đạo của năm tỉnh tham gia. Giám đốc Ban Điều phối Hợp phần Trung ương sẽ là thư ký của Ban Giám sát .
Tất cả các vấn đề về quản lý sẽ được quyết định ở cấp hợp phần và Ban Giám sát chỉ chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ chung của toàn Chương trình, phân bổ các nguồn vốn chưa phân bổ và thực hiện một số thay đổi thiết yếu. Các thay đổi này có thể gồm việc phân bổ lại ngân sách giữa các hợp phần hay giữa các tỉnh do tiến độ thực hiện có sự cách biệt lớn. Tuy nhiên chỉ tiến hành phân bổ lại giữa các hợp phần hay giữa các tỉnh trong những trường hợp thực sự cần thiết.
Ban Giám sát sẽ họp ít nhất mỗi năm một lần.
Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương
Ban chỉ đạo Hợp phần trung ương sẽ do Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và đại diện của Đại sứ quán Đan Mạch đứng đầu. Giám đốc Ban Điều phối Hợp phần Trung ương sẽ là thư ký. Các thành viên của Ban chỉ đạo chương trình sẽ bao gồm các đại diện từ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Viện Chính sách và Chiến lược nông nghiệp và phát triển nông thôn, các tỉnh của Chương trình, Trường Đại học Nông nghiệp 1 Hà Nội (“HAU”), Bộ Tài nguyên Môi trường (“MoNRE”), Bộ Khoa học Công nghệ (“MOST”), và Ủy ban Dân tộc (“CEM”). Ban chỉ đạo Hợp phần Trung ương sẽ họp ít nhất mỗi năm hai lần.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương là:
• Hướng dẫn chung về các hoạt động cấp trung ương dựa trên Mô tả hợp phần và phù hợp với các kế hoạch phát triển của quốc gia và tỉnh; và
• Chịu trách nhiệm và ra các quyết định chính liên quan đến việc thực hiện Hợp phần trung ương, bao gồm:
- Các kế hoạch tiến độ hàng năm và 6 tháng;
- Ngân sách và kế hoạch hoạt động hàng năm;
- Tiến hành rà soát lại và cho phép điều chỉnh căn bản đối với các kế hoạch đã xây dựng như phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần tuỳ thuộc vào năng lực thực hiện;
- Theo dõi ngân sách và kế hoạch cấp cho các hoạt động hàng năm; và
- Tổng hợp phản hồi từ các huyện và tỉnh và báo cáo lên cấp hoạch định chính sách trung ương.
Ban điều phối Trung ương
Viện trưởng Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển Nông nghiệp Nông thôn (IPSARD) sẽ cung cấp trụ sở hoạt động cho Ban điều phối Trung ương (CCU) nhằm tạo điều kiện cho CCU đảm nhiệm vai trò là ban thư ký cho Ban chỉ đạo hợp phần Trung ương, Ban Giám sát của Chương trình, và vai trò là đơn vị điều phối cho Vụ Khoa học Công nghệ (“Vụ KHCN”) và IPSARD. CCU lập kế hoạch hoạt động hàng năm, chịu trách nhiệm báo cáo và theo dõi hoạt động của Hợp phần Trung ương. CCU còn có nhiệm vụ, theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất, tổng hợp các kế hoạch và ngân sách từ các tỉnh tham gia Chương trình trong các báo cáo theo dõi, báo cáo tiến độ cho Ban Giám sát và Ban chỉ đạo hợp phần. CUU không phải chịu trách nhiệm về thông tin chuyển về từ các tỉnh tham gia Chương trình.
CCU chịu trách nhiệm điều phối công tác lập kế hoạch và công tác triển khai tất cả các hoạt động của Hợp phần Trung ương. Các cán bộ của CCU bao gồm Điều phối viên hợp phần, 1 trợ lý điều phối viên, 1 kế toán, 1 phiên dịch, 1 thư ký kiêm thủ quỹ và 1 lái xe. Trong các vị trí này, ARD SPS sẽ trả lương cho kế toán và phiên dịch; còn các vị trí khác là những cán bộ biên chế của Viện sẽ do Chính phủ Việt Nam chi trả từ nguồn vốn đối ứng. Viện trưởng Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển Nông nghiệp Nông thôn sẽ là Điều phối viên của hợp phần. Một cố vấn quốc tế sẽ được đặt tại Ban chỉ đạo nhằm hỗ trợ kỹ thuật cho việc thực hiện và tổ chức xây dựng năng lực.
Để thuận lợi cho việc phối hợp giữa CCU và Vụ KHCN và để quản lý Đầu ra 2, Vụ KHCN sẽ phân công một cán bộ lãnh đạo kiêm nhiệm cùng với 1 chuyên viên làm việc 50% thời gian để điều phối các hoạt động thuộc phạm vi Vụ. Một chuyên gia sẽ được ký hợp đồng làm việc toàn thời gian để giúp Vụ KHCN quản lý Chương trình. Theo thỏa thuận giữa Vụ KHCN và Văn phòng Bộ, một kế toán của Văn phòng Bộ sẽ được cử để làm việc kiêm nhiệm giúp Vụ KHCN quản lý vốn và tổng hợp ngân sách trong phạm vi Đầu ra 2. Các vị trí này sẽ không được Chương trình trả lương và các khoản trợ cấp khác, mà do nguồn kinh phí đối ứng thanh toán.
IPSARD, Vụ KHCN hay các cơ quan khác trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn sẽ nhận được hỗ trợ kỹ thuật với mục đích tư vấn. Có nghĩa là, các hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn (trong nước hay quốc tế) sẽ được cung cấp theo yêu cầu từ phía Việt Nam dựa trên các điều khoản giao tham chiếu cụ thể.
Ban Chỉ đạo Hợp phần cấp Tỉnh
Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm quản lý chung về hợp phần tại các tỉnh. Hợp phần sẽ do Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Tỉnh và đại diện của Đại sứ quán Đan Mạch làm đồng trưởng ban. Các thành viên của Ban chỉ đạo chương trình sẽ bao gồm DARD, DoNRE, DOST, DPI, DOF, CEM, kho bạc Tỉnh, Hội Nông dân (FU) và Hội Phụ nữ (WU) và chủ tịch các huyện tham gia. Vụ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn thực hiện chức năng là ban thư ký của Ban chỉ đạo. Ban chỉ đạo sẽ họp ít nhất mỗi năm hai lần.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là:
• Hướng dẫn chung về các hoạt động cấp tỉnh dựa trên Mô tả hợp phần và phù hợp với các kế hoạch phát triển của quốc gia và tỉnh liên quan;
• Chịu trách nhiệm và ra các quyết định chính liên quan đến việc thực hiện Hợp phần cấp tỉnh trong Chương trình “Hỗ trợ Chương trình Ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, bao gồm:
Quyết định phê duyệt các Kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm; và
Tiến hành rà soát lại và cho phép các điều chỉnh căn bản đối với các kế hoạch đã xây dựng như phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần và giữa các huyện tuỳ thuộc vào năng lực thực hiện;
• Theo dõi các kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm
• Phê duyệt báo cáo tiến độ và thực hiện các hành động cần thiết theo như khiến nghị của báo cáo kiểm toán;
• Tổng hợp phản hồi từ các huyện và báo cáo lên cấp hoạch định chính sách trung ương; và
• Hỗ trợ sự tham gia của các tỉnh khác đối với các hoạt động về các vấn đề quan tâm chung, chẳng hạn phổ biến kinh nghiệm thu được.
Đơn vị quản lý chương trình cấp tỉnh
Theo quy định của Chính phủ Việt Nam, DARD có thể thành lập các Ban Quản lý Chương trình (PMU) để quản lý, điều phối và thực hiện những công việc hàng ngày của chương trình ở cấp tỉnh dựa trên việc đánh giá năng lực và nguồn lực của tỉnh. Nếu DARD thành lập một PMU, các quy định sau cần được áp dụng:
Nhân viên:
DARD sẽ bố trí nhân viên nhằm thực hiện việc quản lý hàng ngày đối với tất cả các hoạt động của hợp phần tỉnh trong khuôn khổ phối hợp với hợp phần Trung ương và các hợp phần tỉnh. Các nhân viên sẽ được bố trí theo cam kết của vốn đối ứng:
• Giám đốc (Phó Giám đốc) của DARD
• Phó Giám đốc/điều phối viên: do DARD chỉ định;
• Kế toán trưởng: do DARD chỉ định; và
• Các nhân viên khác do DARD chỉ định.
Cơ cấu quản lý cụ thể đối với mỗi tỉnh được miêu tả trong phần phụ lục của Tài liệu Chương trình.
Giám đốc hoặc Phó Giám đốc của DARD sẽ giữ vị trí lãnh đạo của PMU và là Điều phối viên hợp phần cấp tỉnh của Chương trình đồng thời là thư ký của Ban chỉ đạo cấp tỉnh.
Cố vấn chuyên môn:
Nhằm đảm bảo rằng PMU có thể làm việc hiệu quả, có thể cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia địa phương, trong nước và quốc tế trong việc lập các thủ tục hành chính và tài chính, lập Điều khoản Tham chiếu cho các hoạt động khác nhau, đánh giá đề xuất và thực hiện công tác giám sát nội bộ và quản lý chất lượng.
Tổng số cố vấn quốc tế là 3 người sẽ được Chương trình trả lương. Ngoại trừ tại Điện Biên, các cố vấn quốc tế được chia sẻ giữa các tỉnh, và chịu trách nhiệm báo cáo các Điều phối viên Dự án Tỉnh.
Nhiệm vụ:
1. Các PMU cấp tỉnh sẽ quản lý, điều phối và thực hiện bốn tiểu hợp phần của mỗi hợp phần cấp tỉnh và các hoạt động của hợp phần;
2. Các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm lập các kế hoạch hoạt động, các báo cáo tiến độ, các báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo giám sát….PMU Trung ương sẽ tổng hợp các báo cáo này, tuy nhiên các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng báo cáo và nộp báo cáo đúng hạn.
3. Trách nhiệm của các PMU cấp tỉnh là đảm bảo việc giám sát có tham dự đối với Chương trình, nhằm đảm bảo sự công bằng về giới và các dân tộc thiểu số cũng như các vấn đề môi trường và thực hiện tốt công tác quản trị. Trách nhiệm hàng đầu của PMU là đảm bảo có sự tham gia cân bằng giữa nam và nữ từ các tổ chức/đơn vị có lợi ích liên quan trong các hoạt động giám sát và trong các cuộc họp đưa ra quyết định tại tất cả các cấp. PMU cấp tỉnh cũng nên điều phối và hài hòa với các chương trình, các nhà tài trợ, các cơ quan của chính phủ, các tổ chức phi chính phủ và các nhà cung cấp dịch vụ khác về các hệ thống giám sát và đánh giá nhằm tránh chồng chéo và giúp hoạt động có hiệu quả hơn.
4. Các PMU cấp tỉnh hỗ trợ Ban chỉ đạo cấp tỉnh và Ban điều phối cấp huyên (DCC) trong việc lập kế hoạch, báo cáo, xây dựng các chuẩn mực và thủ tục, giám sát, đánh giá, tổng hợp các báo cáo…
5. PMU cấp tỉnh cung cấp cho các thành viên Ban chỉ đạo nội dung chương trình họp và các tài liệu liên quan ít nhất một tuần trước ngày tổ chức họp.
6. Các PMU cấp tỉnh chịu trách nhiệm ghi lại biên bản các cuộc họp của Ban chỉ đạo và gửi các biên bản này tới các thành viên trong vòng bảy ngày làm việc kể từ sau ngày họp.
Ban Điều phối cấp huyện
Tại cấp huyện, Ủy ban Nhân dân huyện có thể thành lập một Ban Điều phối cấp huyện (DCC) (tương ứng với PMU Huyện). DCC do chủ tịch hoặc phó chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện đứng đầu và bao gồm cả lãnh đạo của Phòng kinh tế Huyện (có nhiệm vụ là Điều phối viên huyện), kế toán trưởng và các đại diện của các xã tham dự, Phòng Kế hoạch Tài chính, Trung tâm khuyến nông huyện, Phòng Tài nguyên Môi trường, Hội nông dân, Hội phụ nữ và một nhân viên hỗ trợ trong thời gian đầu (tiếp tục hỗ trợ sau khi đánh giá sau một năm thực hiện). Khuyến nghị từ đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ được đưa vào Điều khoản Tham chiếu chi tiết dành cho nhân viên DCC.
DCC chịu trách nhiệm điều phối và tổng hợp các kế hoạch của xã và thôn, đồng thời quản lý và giám sát các hoạt động liên quan đến các hế hoạch này trong giai đoạn đầu. Ngoài ra, DCC còn có trách nhiệm lập các báo cáo trình lên PMU và Ban chỉ đạo cấp tỉnh. DCC sẽ tổ chức họp hàng tháng hoặc nếu cần thì có thể họp thường xuyên hơn.
Ngoài ra, DCC sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động trao đổi thông tin giữa cấp xã/thôn và cấp huyện, và giữa cấp huyện và cấp tỉnh. DCC còn chịu trách nhiệm tập hợp báo cáo các thông tin phản hồi liên quan lên cấp hoạch định chính sách quốc gia/Hợp phần Trung ương. Cố vấn quốc tế sẽ sử dụng phần lớn thời gian làm việc của mình để hỗ trợ chuyên môn cho các DCC cấp huyện. Ngoài ra, DCC có thể phải cần đến sự trợ giúp chuyên môn ngắn hạn từ các tư vấn trong nước và quốc tế trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, lập các bản đánh giá nhu cầu cho nhiều hoạt động khác nhau và trong việc thực hiện công tác giám sát nội bộ và quản lý chất lượng.
Quản lý cấp xã & thôn
Bộ máy chính quyền tại cấp thôn và cấp xã được cho là sẽ hỗ trợ việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động của hợp phần. Việc các xã thành lập ban điều phối xã là một điều có thể thấy trước. Tất cả các đơn vị quản lý và hành chính liên quan đến Chương trình tại cấp tỉnh sẽ chịu sự quản lý nghiêm túc theo các quy định của Nhà nước. Các đơn vị này sẽ không liên quan đến Danida dưới bất cứ hình thức nào và sẽ chỉ tuân thủ các quy định đặc biệt trong những trường hợp ngoại lệ (trong lĩnh vực mua sắm).
Quản lý tài chính
Ban Quản lý Chương trình tại mỗi đơn vị thực hiện có trách nhiệm duy trì một hệ thống quản lý tài chính đảm bảo được tính chính xác và độ tin cậy của thông tin và báo cáo tài chính của Chương trình. Hệ thống này phải đảm bảo việc nhận vốn và sử dụng vốn được xác định hợp lý và không chi tiêu vượt quá ngân sách được duyệt. Hệ thống này phải theo dõi những khoản tạm ứng vốn đã nhận và đã sử dụng, các báo cáo chi tiêu của (các) cơ quan thực hiện. Những yêu cầu khác về hệ thống quản lý tài chính này được trình bày tại Phần 7.
Kiểm soát nội bộ
Ban Quản lý Chương trình chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai một hệ thống kiểm soát nội bộ để tránh các trường hợp mất mát, để bảo vệ tài sản của Chương trình đồng thời phát hiện và ngăn ngừa những sai sót và thiếu sót trong ghi chép kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ phải tuân thủ những quy định của Chính phủ, cũng như các quy trình được quy định trong Sổ tay này. Nếu chỉ tuân thủ các quy trình trong Sổ tay này sẽ không đảm bảo một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Khi có thể, các hình thức kiểm soát nội bộ sau cần được áp dụng:
Phân quyền
Chỉ những cá nhân đã đăng ký tại chi nhánh Kho bạc Nhà nước tỉnh mới có quyền ký vào các giao dịch tại từng đơn vị của Chương trình. Mỗi đơn vị của Chương trình chỉ có ba người có thể đăng ký tại Kho bạc Nhà nước:
• Giám đốc Đơn vị (ví dụ: Giám đốc Chương trình cấp Trung ương, hoặc Giám đốc Chương trình cấp tỉnh);
• Kế toán trưởng; và
• Một cá nhân khác là người ký thay trong trường hợp một trong hai cá nhân nêu trên vắng mặt. Trong phần lớn các trường hợp, người này thường là Phó Giám đốc.
Phụ lục 5 trình bày chi tiết về các cá nhân có thẩm quyền ký duyệt đã được chấp thuận cho mỗi đơn vị của Chương trình.
Tại các hợp phần cấp tỉnh của Chương trình, trách nhiệm ra một số quyết định được giao cho Ban Điều phối xã. Trách nhiệm của Ban Điều phối xã bao gồm thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp, phê duyệt các báo cáo tài chính trình lên Ban Điều phối Huyện, và kiểm tra các báo cáo về đóng góp bằng hiện vật của cộng đồng.
Ngoài việc đăng ký các cá nhân trên với Kho bạc Nhà nước, trách nhiệm của mỗi cá nhân liên quan trong các quy trình quản lý tài chính cần được quy định trên văn bản. Phụ lục 5 quy định rõ về việc ai là người có quyền ra quyết định, phê duyệt chi tiêu và ký các tài liệu pháp lý. Phụ lục 5 cần phải bao gồm các hướng dẫn về việc:
• Đặt mua hàng hóa và dịch vụ và phê duyệt các đơn đặt hàng đó;
• Phê duyệt các khoản thanh toán;
• Phê duyệt các khoản tạm ứng cho nhân viên và các tổ chức bên ngoài;
• Nhận các khoản tiền chuyển đến;
• Sử dụng két và tiền mặt tại quỹ;
• Kiểm tra và phê duyệt các sổ sách kế toán; và
• Ký hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác.
Phụ lục 5 phải được Ban chỉ đạo liên quan phê duyệt và cần được kiểm tra hàng năm nhằm đảm bảo văn bản này luôn được cập nhật. Phụ lục này cũng cần quy định đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động trên trong trường hợp người chịu trách nhiệm chính vắng mặt.
Các nguyên tắc sau cần được tuân thủ:
• Không ai có quyền phê duyệt một giao dịch mà họ hoặc những thành viên trong gia đình họ được hưởng lợi từ hoạt động này;
• Cán bộ cấp dưới không được phê duyệt các khoản thanh toán cho các cán bộ quản lý; và
• Giới hạn phân quyền phải được quy định rõ (ví dụ một người có thể được phép phê duyệt những mức tiền nhất định hoặc một số loại giao dịch nhất định).
Phân nhiệm
Để bảo vệ những người thực hiện các quy trình và để ngăn chặn các hành vi biển thủ tiền, Chương trình cần có sự phân nhiệm liên quan đến các nhiệm vụ khác nhau trong các quy trình quản lý tài chính. Sự phân nhiệm cần được thực hiện một cách thích hợp nhất để đảm bảo rằng người đề xuất một giao dịch sau đó sẽ không phải là người phê duyệt chính giao dịch đó. Một trong những trách nhiệm chính của Giám đốc Đơn vị là phê duyệt các giao dịch do kế toán đề xuất.
Đối chiếu
Việc đối chiếu phải tuân thủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Đối chiếu là việc kiểm tra các sổ sách kế toán nhằm đảm bảo rằng không có các sai sót hay thiếu sót nào chưa được phát hiện. Các tài liệu sau (không giới hạn trong các tài liệu này) cần được đối chiếu thường xuyên:
• Đối chiếu với Kho bạc Nhà nước về các chi phí và ngân sách còn lại mỗi quý một lần theo yêu cầu của Bộ Tài chính. Báo cáo đối chiếu phải do kế toán lập, do Giám đốc đơn vị thực hiện duyệt và do Kho bạc Nhà nước thẩm tra.
• Sổ tiền mặt (đối chiếu các sổ sách kế toán với số tiền mặt thực có tại quỹ). Việc đối chiếu này phải được thực hiện vào cuối mỗi ngày khi có giao dịch tiền mặt và thực hiện ít nhất một tuần một lần. Sổ tiền mặt phải được đối chiếu với Sổ Cái ít nhất một tháng một lần.
• Bảng lương và các bảng kê liên quan (đối chiếu bảng lương và các bảng kê các khoản khấu trừ với các khoản thanh toán thực tế). Việc đối chiếu này cần được thực hiện một tháng một lần.
• Đối chiếu tổng thu nhập với các khoản thu từ Kho bạc Nhà nước và từ các nguồn khác. Việc đối chiếu này cần phải được thực hiện hàng quý;
• Đối chiếu tổng chi tiêu với chi tiêu của từng hợp phần. Việc đối chiếu này cần phải được thực hiện hàng tháng.
• Đối chiếu tổng chi phí mua tài sản cố định trong năm với tổng tài sản tăng trong năm được ghi nhận trong sổ tài sản cố định. Việc đối chiếu này cần được thực hiện mỗi năm một lần.
• Đối chiếu tổng tạm ứng theo sổ tạm ứng với danh sách các khoản tạm ứng. Việc đối chiếu này phải được thực hiện hàng tháng.
Việc đối chiếu phải được ghi chép lại và biên bản đối chiếu phải được ký xác nhận bởi kế toán và Giám đốc (xem Mục 2.1.9.2 - Phân nhiệm). Mọi chênh lệch phát sinh trong quá trình đối chiếu phải được kế toán kiểm tra và giải quyết trong vòng 3 tuần kể từ khi thực hiện đối chiếu.
Các biện pháp kiểm soát hữu hình
Các biện pháp kiểm soát hữu hình bao gồm:
• Giữ tiền mặt và các chứng từ quan trọng trong két sắt có khóa;
• Giữ tiền mặt của Chương trình riêng biệt với các khoản tiền khác;
• Duy trì các hợp đồng bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn; và
• Duy trì các biện pháp bảo vệ tài sản cố định (xem mục 7.1 về quản lý tài sản cố định).
2.2 Chống tham nhũng
Tất cả các cá nhân liên quan đến các hoạt động của Chương trình, cho dù là các nhân viên Chính phủ hay nhân viên của Đối tác thực hiện hay nhân viên hỗ trợ được trả lương từ ngân sách của Chương trình, đều có nghĩa vụ phải báo cáo bất kỳ vấn đề nghi ngờ nào hoặc những trường hợp phát sinh thực tế liên quan đến:
- Gian lận;
- Sử dụng vốn sai mục đích;
- Tham nhũng;
- Vi phạm hợp đồng;
- Các vụ án liên quan đến số lượng tiền lớn (các trường hợp này do Đại sứ quán quy định);
- Thất thoát vốn;
- Có khả năng thất thoát vốn;
- Các vấn đề ngoại trừ hoặc ý kiến phê bình trong các báo cáo kiểm toán; và
- Những vấn đề khác hoặc các trường hợp sử dụng vốn sai mục đích khác không được đề cập tại đây.
Chương trình có trách nhiệm duy trì một hệ thống cho phép các cá nhân có thể báo cáo việc sử dụng vốn sai mục đích và hành vi lợi dụng quyền hạn tương tự cho một tổ chức thích hợp. Nói chung, các trường hợp gian lận hoặc sử dụng vốn sai mục đích phải được báo cáo cho các cơ quan sau:
• Bộ Tài chính (Vụ Thanh tra Tài chính);
• Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; và
• Đại sứ quán Đan Mạch.
Các báo cáo gửi Đại sứ quán Đan Mạch phải được chỉ rõ là gửi tới Tham tán Tài chính và Đại sứ. Các báo cáo có thể được gửi qua đường bưu điện (tới Đại sứ quán Đan Mạch, 19 Điện Biên Phủ, Hà Nội), email (hamamb@um.dk), hoặc báo cáo qua điện thoại (04 823 1888, máy lẻ 124 (Tiếng Anh) hoặc 125 (Tiếng Việt). Các báo cáo có thể giấu tên người gửi.
Một báo cáo cần bao gồm các thông tin sau:
- Bộ phận nào của tổ chức xảy ra việc sử dụng vốn sai mục đích;
- Thời gian;
- Miêu tả vụ việc, phạm vi của vụ việc và diễn biến của vụ việc;
- Thông tin về các bước đã được thực hiện (báo công an, kiểm tra kiểm toán, đình chỉ, bãi nhiệm hoặc cho thôi việc nhân viên, thực hiện những thay đổi trong các quy trình kiểm soát v.v…); và
- Đánh giá trách nhiệm liên quan.