Thanh toán Tài chính trong chương trình ARD SPS

19/12/2008

Các khoản thanh toán cần được thực hiện theo các điều khoản hợp đồng. Nếu các điều khoản hợp đồng không quy định cụ thể thời gian thanh toán, các khoản thanh toán nên được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn và các chứng từ khác đối với các khoản chi phí hợp lệ, tùy thuộc vào sự kiểm tra của Kho bạc Nhà nước. Hướng dẫn chung

Mặc dù không có quy định hay thông tư cụ thể nào của chính phủ về thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp, các đơn vị thực hiện Chương trình cần tuân theo các thông lệ tiên tiến được chấp nhận chung bất cứ khi nào có thể.

Các khoản thanh toán cần được thực hiện theo các điều khoản hợp đồng. Nếu các điều khoản hợp đồng không quy định cụ thể thời gian thanh toán, các khoản thanh toán nên được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn và các chứng từ khác đối với các khoản chi phí hợp lệ, tùy thuộc vào sự kiểm tra của Kho bạc Nhà nước.

Toàn bộ hàng hóa cần được kiểm tra trước khi được chấp nhận và được thanh toán.

Các báo cáo tư vấn hay kết quả đầu ra của các dịch vụ khác phải được Chương trình phê duyệt trước khi việc thanh toán được thực hiện.

Chi phí hợp lệ

Trước khi phê duyệt thanh toán, yêu cầu tối thiểu đối với Ban Quản lý Chương trình là phải kiểm tra đảm bảo rằng:

• Chi phí liên quan đến các mục đích và hoạt động của Chương trình;

• Hoạt động đã được Ban Quản lý Chương trình phê duyệt (ví dụ, trong kế hoạch hoạt động thường niên);

• Chi phí được ký duyệt bởi người có thẩm quyền của đơn vị và việc ký duyệt đó thuộc đúng thẩm quyền của người đó;

• Các chi phí phục vụ cho các mục tiêu của Chương trình;

• Giá trị và giải trình của chi phí hợp lý;

• Chi phí có trong các kế hoạch hoạt động và ngân sách;

• Có đủ chứng từ chứng minh cho khoản thanh toán; và

• Giá trị thanh toán phù hợp với định mức chi phí liên quan (xem Mục 3.3).

ARD SPS sẽ chi trả cho các chi phí sau như một phần của kế hoạch công tác hàng năm:

• Chi phí ô tô cho cố vấn, bao gồm chi phí bảo dưỡng, bảo hiểm & xăng ;

• Chi phí kiểm toán tài chính và kiểm toán “đáng giá đồng tiền”

Nguồn vốn tài trợ mà không sử dụng cho các hoạt động theo như ngân sách Chương trình đã được phê duyệt hoặc theo thỏa thuận giữa Ban quản lý Chương trình và Chính phủ Đan Mạch phải được trả lại cho Chính phủ Đan Mạch. Ban Điều phối sẽ quyết định có cần hoàn trả hay không và thời điểm hoàn trả.

Việc phân bổ và sử dụng các nguồn vốn chưa phân bổ chỉ thích hợp khi đã được Ban Giám sát phê duyệt trước bằng văn bản. Tuy nhiên, Ban Chỉ đạo có thể phê duyệt việc sử dụng các khoản dự phòng.

Thanh toán

Ban Quản lý Chương trình chịu trách nhiệm nộp các tài liệu sau cho Kho bạc Nhà nước để kiểm tra và thanh toán cho các nhà cung cấp:

• Đề xuất chi tiết về hoạt động được Ban chỉ đạo phê duyệt;

• Hợp đồng ký với các nhà cung cấp;

• Biên bản nghiệm thu/bàn giao được ký bởi các bên liên quan; và

• Đề nghị thanh toán theo mẫu của Kho bạc Nhà nước.

Tổng giá trị thanh toán không được vượt quá giá trị ước tính được duyệt.

Kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm hoàn tất công tác kiểm tra trong vòng năm ngày làm việc và thực hiện các khoản thanh toán theo Luật Ngân sách Nhà nước.

Lương và chi phí nhân viên

Cần có một hệ thống chấm công theo dõi thời gian làm việc làm cơ sở để tính lương cho nhân viên và phí phải trả cho các chuyên gia tư vấn. Bảng lương, trong đó nêu rõ cách tính lương cũng như các khoản khấu trừ khác như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân, cần được cấp quản lý thích hợp kiểm tra và phê duyệt.


(Nguồn: trích Dự thảo sổ tay tài chính)

Tin khác