Tài sản cố định là những tài sản có giá trị từ 5 triệu VNĐ trở lên và thời gian hữu dụng trên một năm.
Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Viện trưởng phải đảm bảo rằng các thiết bị được mua bằng nguồn vốn tài trợ của Đan Mạch sẽ được sử dụng cho các hoạt động của ARD SPS trong thời gian thực hiện Chương trình.
Tất cả các tài sản cố định mà Chương trình nắm giữ phải được dán nhãn với một mã số nhận dạng riêng do Chương trình quy định và được ghi nhận vào Sổ tài sản cố định (mẫu số C53-HO, Quyết định 19/2006-QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính) ngay sau khi được mua về. Sổ tài sản cố định tối thiểu phải có các thông tin về tên tài sản, mô tả tóm tắt về tài sản, mã tài sản, ngày mua, giá mua, nơi sử dụng, người chịu trách nhiệm và tình trạng.
Sổ tài sản cố định phải được cập nhật ngay khi có sự biến động về tài sản cố định hoặc thay đổi về tình trạng hoặc ngay khi kết quả kiểm kê tài sản cố định cho thấy Sổ tài sản cố định không chính xác.
Mỗi đơn vị thực hiện chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc sử dụng trang thiết bị và công cụ mua bằng tiền của Chương trình phải được sử dụng cho mục đích của Chương trình và phải kiểm soát việc bảo trì hợp lý. Việc này cần áp dụng cho cả tài sản cố định và vật tư tiêu hao, kể cả khi không có yêu cầu chính thức về việc ghi chép hàng hóa tồn kho đối với vật tư tiêu hao.
Người chịu trách nhiệm đối với mỗi tài sản như được chỉ định trong Sổ tài sản cố định phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với việc sử dụng và bảo trì tài sản đó. Trong trường hợp một tài sản bị mất hoặc hư hỏng, người chịu trách nhiệm đối với tài sản đó phải thông báo cho giám đốc hợp phần hoặc chương trình cấp tỉnh. Giám đốc hợp phần hoặc chương trình cấp tỉnh có quyền xác định mức trách nhiệm của các cá nhân khi tài sản giao cho họ bị hư hỏng, mất mát hoặc bị sử dụng sai mục đích. Giám Đốc hợp phần hoặc chương trình cấp tỉnh quyết định mức độ đền bù toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp này. Bất kỳ vụ mất cắp nào phải được báo cho công an hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác có liên quan bao gồm cả Đại sứ quán Đan Mạch.
Tài sản cố định cần được kiểm kê ít nhất một năm một lần, tốt nhất là vào ngày hoặc xung quanh thời điểm ngày 31 tháng 12. Giám đốc mỗi đơn vị thực hiện có thể cân nhắc việc thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn đối với tài sản cố định và các tài sản dễ bị lấy khác (bao gồm cả kiểm kê đột xuất) nếu và khi thấy cần thiết. Các tài sản dễ thường bị lấy có thể là bất kỳ tài sản nào có giá trị trên 1 triệu VNĐ, có thể cầm tay và có giá bán lại tương đương với nguyên giá của tài sản đó (ví dụ: điện thoại di động, USB, v.v…).
Biên bản kiểm kê, bao gồm hiện trạng vật chất của các tài sản được kiểm kê, phải được nhân viên kiểm kê lập và ký xác nhận, Giám đốc đơn vị thực hiện kiểm tra và phê duyệt và là một phần trong báo cáo tài chính hàng năm.
Bảo hiểm tài sản cố định
Mọi phương tiện vận chuyển của Chương trình đều phải được bảo hiểm theo luật và các quy định của Việt Nam. Chương trình nên mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn khác (ví dụ tài sản có giá trị trên 10 triệu VNĐ) nếu Chương trình có thể mua bảo hiểm với một chi phí hợp lý.
Chương trình phải lập biên bản thanh lý tài sản cố định cho từng trường hợp thanh lý tài sản cố định. Các biên bản này là một bộ phận của các báo cáo tài chính định kỳ phù hợp với các quy định trong Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006.
Mọi trường hợp thanh lý tài sản cố định được thực hiện trong thời gian hoạt động của Chương trình đều phải được Giám đốc đơn vị thực hiện phê duyệt. Tiền thu từ thanh lý tài sản được ghi nhận là thu nhập khác của đơn vị thực hiện (xem Mục 6.5.3).
Việc đối chiếu tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước cần được thực hiện vào cuối mỗi tháng. Biên bản đối chiếu cần được lập và có chữ ký của kế toán và Giám đốc (hoặc một cá nhân có thẩm quyền đã được đăng ký khác) và được Kho bạc Nhà nước liên quan xác nhận.
Từng tỉnh hoặc hợp phần có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ theo thông lệ tiên tiến trong quản lý tiền mặt. Tiền mặt tại quỹ thường liên quan đến những khoản chi nhỏ đề nghị Kho bạc Nhà nước cho phép thanh toán. Ví dụ về các thủ tục phải tuân thủ theo bao gồm:
· Thường xuyên đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ sách kế toán với số tiền tại quỹ thực có;
· Các cán bộ quản lý cao cấp thực hiện kiểm kê tiền mặt đột xuất;
· Quy định giới hạn tiền mặt tại quỹ tại một thời điểm nhất định;
· Thực hiện bảo vệ tiền mặt tại quỹ (ví dụ để trong két sắt có khóa).
Trường hợp Chương trình có tiền gửi tại các ngân hàng thương mại, số dư tiền gửi trên sổ kế toán cần được đối chiếu với sao kê ngân hàng vào cuối mỗi tháng. Biên bản đối chiếu cần được lập và có chữ ký của kế toán và Giám đốc (hoặc một cá nhân có thẩm quyền đã được đăng ký khác).
Hệ thống của chính phủ không có quy định nào về tạm ứng. Quyết định 19/2006-QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có quy định mẫu Đề nghị tạm ứng nhưng không đưa ra hướng dẫn cụ thể về quản lý tạm ứng. Thay vào đó, Chương trình cần thực hiện theo các thủ tục sau:
Tạm ứng sẽ chỉ được cấp cho các cá nhân hoặc tổ chức tham gia thực hiện các hoạt động của Chương trình, và cho các hoạt động đã được duyệt trong kế hoạch hoạt động hàng năm.
Người xin tạm ứng phải lập Đề nghị tạm ứng theo mẫu Đề nghị Tạm ứng chuẩn (Mẫu C32-HD, Quyết định 19/2006-QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006).
Kế toán trưởng/Kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra tính cần thiết của khoản tạm ứng được đề nghị trước khi trình cho Giám đốc đơn vị thực hiện phê duyệt. Một Đề nghị tạm ứng phải đi kèm với các chứng từ sau:
- Kế hoạch thực hiện đối với hoạt động được tạm ứng;
- Kế hoạch chi tiêu chi tiết đối với hoạt động liên quan; và
- Dự trù kinh phí được duyệt đối với hoạt động theo kế hoạch.
Toàn bộ các khoản tạm ứng phải được phê duyệt bởi Giám đốc đơn vị thực hiện hoặc người được ủy quyền ký thay Giám đốc. Đề nghị tạm ứng phải được nộp ít nhất ba (3) ngày trước ngày cấp tạm ứng dự kiến. Các đề nghị tạm ứng hợp lệ phải được xem xét và phê duyệt trong thời gian tối đa ba ngày.
Toàn bộ các khoản tạm ứng được cấp bằng VNĐ. Người nhận tạm ứng tự chịu trách nhiệm đối với khoản tạm ứng được cấp và đặc biệt là phải chịu trách nhiệm quyết toán khoản tạm ứng đó.
Kế toán phải mở và duy trì Sổ Tạm ứng ghi chép chi tiết về từng cá nhân nhận tạm ứng, nhằm theo dõi số dư các khoản tạm ứng đã cấp cũng như tình hình quyết toán tạm ứng (tham khảo mẫu S33-H, Quyết định 19/2006-QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 về mẫu Sổ Tạm ứng).
Các khoản tạm ứng phải được quyết toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày hoàn thành các hoạt động liên quan. Các khoản tạm ứng chưa sử dụng phải được hoàn trả cho hợp phần hoặc tỉnh trong vòng ba ngày kể từ ngày quyết toán tạm ứng. Không cấp tạm ứng mới cho các cá nhân vẫn còn các khoản tạm ứng chưa quyết toán.
Hàng tháng, kế toán lập một bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng theo tên người nhận tạm ứng và một bảng phân tích thời gian tạm ứng cho các khoản tạm ứng chưa quyết toán và trình giám đốc kiểm tra và có hướng xử lý.
Các khoản thanh toán tạm ứng cho các nhà thầu không được vượt quá 40% tổng giá trị hợp đồng. Các khoản thanh toán tạm ứng cho các nhà thầu cũng không được vượt quá dự toán ngân sách.
Việc cấp tạm ứng chỉ được thực hiện trên cơ sở:
· Đề xuất chi tiết về hoạt động (hoạt động này trước đây đã được Ban chỉ đạo hoặc các cấp tương đương phê duyệt);
· Hợp đồng ký với các nhà cung cấp; và
· Đề nghị tạm ứng theo mẫu của Kho bạc Nhà nước.
Tại ARD SPS, Ban Điều phối Xã có thể rút tối đa 100% số tiền phải trả cho nhóm nông dân cùng sở thích nhằm cho phép thực hiện thanh toán ngay sau khi kiểm tra chi phí, bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành hợp đồng cung ứng dịch vụ.
Đối với hợp phần cấp tỉnh, các khoản thuế sẽ được chi trả bằng nguồn vốn của Chương trình và được ghi nhận vào chi phí Chương trình.
Đối với hợp phần Trung ương, vốn tài trợ của Đan Mạch sẽ không được sử dụng cho việc thanh toán các khoản thuế nhập khẩu, thuế, lệ phí quốc gia hay lệ phí công nào. Do đó, cơ quan thuế địa phương cần miễn trừ các loại thuế này.
Chương trình phải tuân thủ mọi quy định của Việt Nam về thuế GTGT. Các kế toán chịu trách nhiệm tự cập nhật và cập nhật cho Ban quản lý Chương trình các thay đổi liên quan tới hệ thống thuế GTGT.
Đối với hợp phần cấp tỉnh, do thuế được trả bằng vốn của Chương trình và ghi vào chi phí Chương trình nên không yêu cầu mã số thuế.
Đối với hợp phần Trung ương, thuế VAT sẽ được hoàn lại, do đó một số thủ tục sau cần được áp dụng.
Chương trình phải đăng ký với Cơ quan thuế địa phương để được cấp mã số thuế.
Các đơn vị thực hiện sẽ nộp báo cáo chi được Kho bạc Nhà nước chứng thực cho cơ quan thuế địa phương để đăng ký hoàn thuế GTGT cho các chi phí của ARD SPS.
Các đơn vị của Chương trình phải lấy hóa đơn tài chính khi mua sắm cho hàng hóa và dịch vụ có giá trị lớn hơn 100.000 VND. Thông tin về tên đơn vị mã số thuế và các chi tiết khác trên hóa đơn tài chính phải giống như trong đăng ký thuế.
Những hóa đơn này phải được ghi vào sổ theo dõi hóa đơn trong đó ghi rõ các chi tiết về hóa đơn như ngày của hóa đơn, số hóa đơn, giá trị trước thuế GTGT, số thuế GTGT và tình hình đề nghị hoàn thuế. Sổ này có thể được cài đặt trong Phần mềm Kế toán.
Ở hợp phần cấp Trung ương, Chương trình phải hết sức nỗ lực trong việc xin hoàn thuế GTGT. Hợp phần cấp Trung ương cần làm việc với Cục thuế về các thủ tục cần thiết để xin hoàn thuế GTGT.
Hàng tháng, kế toán hợp phần cấp Trung ương rà soát sự biến động của tài khoản này. Bất kỳ sự gia tăng quan trọng nào về số dư của tài khoản này đều cần phải được giải thích thỏa đáng. Những điều chỉnh thích hợp sẽ được thực hiện khi cần thiết.
Kế toán hợp phần cấp trung ương cần lập một bản báo cáo về biến động của tài khoản thuế GTGT trong tháng, trong đó nêu rõ số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng, số thuế GTGT đã xin hoàn lại, số thuế GTGT đã được hoàn, số thuế GTGT không được hoàn đưa vào chi phí và số dư cuối kỳ chưa xin hoàn lại.
Các chuyên gia tư vấn quốc tế được Danida thanh toán trực tiếp, do đó họ không phải nộp thuế tại Việt Nam.
Các nhân viên nước ngoài khác được miễn thuế tính trên lương và các thu nhập khác được chi trả từ các nguồn vốn của Chương trình. Các nhân viên nước ngoài, vợ/chồng và các đối tượng phụ thuộc của họ cũng sẽ được miễn các nghĩa vụ và thuế đối với việc nhập khẩu và xuất khẩu các vật gia dụng cũng như các tài sản cá nhân của họ cho mục đích sử dụng riêng trong vòng sáu tháng sau ngày các nhân viên này đến Việt Nam (theo thỏa thuận về ARD SPS giữa Chính phủ Việt Nam và Đan Mạch, ngày 11 tháng 12 năm 2007).
Nhà thầu/thầu phụ là một đơn vị cung cấp các dịch vụ và hàng hóa và được thanh toán bằng tiền hay các quyền lợi khác. Nhu cầu thuê thầu phụ cho những hạng mục cụ thể được xác định là một phần trong kế hoạch hoạt động và ngân sách của Chương trình. Chương trình cần đảm bảo rằng các thủ tục đấu thầu cung cấp hàng hóa và dịch vụ đều nhất quán với các nguyên tắc về tính trung thực, hợp lý, minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả.
Các thủ tục ký kết hợp đồng cũng áp dụng cho các công ty tư nhân và các Tổ chức phi chính phủ.
Việc thuê nhà thầu do Chương trình thực hiện sẽ được kiểm toán mua sắm theo như thỏa thuận của ĐSQ Đan Mạch. Xem mục 9 – Hợp đồng Kiểm toán)
Ghi nhận hợp đồng
Mỗi đơn vị cần phải mở và duy trì một Sổ theo dõi hợp đồng. Sổ theo dõi hợp đồng phải bao gồm những nội dung sau:
· Ngày ký hợp đồng;
· Số hợp đồng;
· Tên nhà thầu/nhà cung cấp;
· Mô tả dịch vụ;
· Tổng giá trị hợp đồng;
· Số tiền đã thanh toán (tham chiếu chéo tới phiếu chi/hóa đơn); và
· Số tiền còn phải thanh toán.
Chuyên gia tư vấn trong nước
Các cơ quan thực hiện được tự do tuyển dụng các chuyên gia tư vấn từ bất kỳ nguồn nào, phụ thuộc vào những giới hạn dưới đây:
Các hợp đồng dịch vụ ký với chuyên gia tư vấn trong nước phải dựa trên các định mức chi phí đã được thống nhất.
Chuyên gia tư vấn trong nước chỉ được tuyển dụng trong thời hạn không quá sáu tháng mỗi năm. Việc gia hạn thời hạn tuyển dụng chỉ được phép thực hiện khi việc chậm trễ là không thể tránh khỏi và việc gia hạn đó được Ban chỉ đạo phê duyệt.
Chuyên gia tư vấn quốc tế
Chỉ có Đại sứ quán Đan Mạch được tuyển dụng chuyên gia tư vấn quốc tế.
Chương trình phải tuân thủ Luật Đấu thầu của Việt Nam.
Các khoản mua sắm do Chương trình thực hiện sẽ được kiểm toán mua sắm theo như thỏa thuận của ĐSQ Đan Mạch. Xem mục 9, Thỏa thuận Kiểm toán.
Chương trình cần lưu giữ những tài liệu gốc sau nhằm chứng minh cho các giao dịch. Tài liệu hỗ trợ cho giao dịch sẽ thay đổi theo bản chất của giao dịch những thường sẽ bao gồm:
· Biên nhận hoặc phiếu thu tiền;
· Biên nhận hoặc phiếu chi tiền;
· Hóa đơn – được chứng nhận và đóng dấu “đã thanh toán”;
· Báo cáo rút vốn ngân sách;
· Phiếu thanh toán;
· Đơn đặt hang;
· Phiếu nhận hàng;
· Sao kê ngân hàng; và
· Nhật ký chứng từ – đối với các điều chỉnh và các giao dịch không bằng tiền.
Nhật ký chứng từ phải được Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt. Nhật ký chứng từ cần bao gồm một giải trình về bản chất của giao dịch và tham chiếu chéo tới các chứng từ khác khi thích hợp.
Thông thường sẽ cần nhiều hơn một loại chứng từ để chứng minh cho một giao dịch. Ví dụ:
Nội dung chi phí | Chứng từ dự kiến |
Đi lại bằng máy bay | Hóa đơn từ đại lý bán vé máy bay, và vé máy bay (hoặc vé điện tử), và thẻ lên máy bay |
Đào tạo hoặc hội thảo | Lịch trình hoặc chương trình đào tạo, và danh sách điểm danh có chữ ký của các học viên, và khoản tiền nhận được, và hóa đơn cho các chi phí khác (thuê phòng, nước uống...) |
Mua sắm | Đơn đặt hàng hoặc tài liệu kỹ thuật, và Hợp đồng mua bán, và Hóa đơn mua hàng, và Phiếu nhận hàng và Các tài liệu khác theo các quy định mua sắm của Việt Nam. |
Hóa đơn và chứng từ cần được:
· Tham chiếu chéo tới sổ sách kế toán;
· Tham chiếu chéo tới số hợp đồng (trong trường hợp việc thanh toán được quy định trong hợp đồng);
· Có một số tham chiếu riêng biệt; và
· Lưu giữ theo thứ tự số chứng từ.
Chương trình cần yêu cầu các nhà cung cấp cấp hóa đơn tài chính cho tất cả các khoản thanh toán có giá trị từ 100.000 VNĐ trở lên. Các hóa đơn được lập dưới tên Chương trình, không phải tên của đơn vị thực hiện.
Các hóa đơn phải được đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN”, trong đó nêu rõ ngày thanh toán.