Thông thường, nếu như bạn delete một file đi, do vô tình hay cố ý. File sẽ được lưu lại trong ổ rác, khi cần bạn có thể mở Recycle Bin ra và Restore mà file mạn định chọn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp sau khi đã xoá file đi, bạn lại tiếp tục Empty Recycle Bin, điều này có nghĩa là bạn cũng xoá nốt file lưu lại trong thùng rác. Tuy nhiên, tất cả các thao tác này chưa đủ để xoá hoàn toàn file ra khỏi hệ thống máy tính của bạn, ngược lại bạn vẫn có cơ hội để lấy lại file đã xoá.
Khi gặp hiện tượng trên, điều bạn nên làm ngay lập tức là tắt máy tính đã từng lưu file nêu trên đi. Đóng toàn bộ các chương trình đang mở và dừng tất cả các dịch vụ sử dụng thời gian thực như X1, Google Desktop…. bởi vì những chương trình này có thể viết đè lên file bạn đang cố gắng khôi phục lại.
Sau đó, hãy sử dụng những phần mềm khôi phục file để lấy lại file đã xoá. Trong thế giới những chương trình phần mềm có chức năng khôi phục file đã xoá, có thể kể đến hai phần mềm nổi trội như QueTek File Scavenger hoặc Diskeeper’s Undelete. Những phần mềm này sẽ “lùng sục” toàn bộ đĩa hệ thống, những nơi mà file có thể đang “cư trú”.
Nếu như những công cụ này thất bại trong khôi phục lại file đã xoá, bạn nên nghĩ đến những nơi file này từng được lưu trữ trước đây. Hãy kiểm tra lại xem bạn đã từng copy file này USB hay chưa, hay bạn có gửi email có đính kèm file này cho ai đó không, nếu có hãy tìm và lấy lại file này từ những nguồn nêu trên. Nếu file là dạng ảnh hoặc video, hãy kiểm tra thẻ nhớ máy ảnh. Rất nhiều file có thể được lưu tại những folder temp phân tán xung quanh ổ cứng.
Với các phiên bản Vista nhất định, bạn có thể sử dụng tính năng Shadow Copy (ở chế độ mặc định) để khôi phục lại file đã xoá. Trước tiên, kích chuột phải vào folder nơi lưu file đã xoá và sau đó chọn Restore để lấy lại văn bản hoặc tài liệu đã xoá.
Để tránh không mắc phải lỗi tương tự như thế này, tốt nhất bạn nên lưu một file backup cho bất kỳ một file quan trọng nào đang sử dụng. Do đó, khi file bạn đang dùng vì một lý do nào đó bị xoá đi, bạn không cần quá lo lắng mà thay vào đó chỉ cần tìm đến folder lưu trữ file (back-up).