Ủy ban hỗn hợp
Một Ủy ban hỗn hợp gồm các lãnh đạo của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Đồng chủ toạ), Đại sứ Đan Mạch tại Việt Nam (Đồng chủ toạ), đại diện của Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ tài chính và năm tỉnh tham gia sẽ giám sát chương trình.
Ủy ban hỗn hợp sẽ chịu trách nhiệm giám sát chung về tiến độ, phân bổ ngân sách chưa chia và có thể là phân bổ lại ngân sách giữa các hợp phần và giữa các tỉnh. Việc phân bổ lại ngân sách giữa các tỉnh chỉ diễn ra trong các trường hợp đặc biệt.
Ủy ban hỗn hợp sẽ họp ít nhất một năm một lần
Để phù hợp những yêu cầu của Chính phủ Việt Nam, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn thành lập Ban Quản lý chương trình để quản lý, điều phối và thực hiện những công việc hàng ngày của chương trình ở cấp Trung ương. Ban quản lý chương trình này chính là Ban điều phối hợp phần và sẽ được chịu trách nhiệm báo cáo với Bộ về cả Hợp phần TW và Hợp phần các tỉnh.
Ban Điều phối hợp phần Trung Ương sẽ hỗ trợ Ủy ban với nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu cần thiết cho việc giám sát tiến độ và quyết định về những sự thay đổi cần thiết trong các tình huống đặc biệt.
Ban chỉ đạo hợp phần trung ương
Về cơ bản, tất cả các vấn đề quản lý sẽ được quyết định ở cấp hợp phần, chỉ những thay đổi căn bản mới phải thông qua Ủy ban hỗn hợp của Chương trình. Những thay đổi này có thể bao gồm việc phân bổ lại ngân sách giữa các tỉnh do tiến độ thực hiện chương trình khác nhau. Tuy nhiên, việc phân bổ lại ngân sách giữa các hợp phần chỉ diễn ra trong các trường hợp đặc biệt.
Ban chỉ đạo Hợp phần trung ương sẽ do một Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Đại sứ quán Đan Mạch đồng chủ tọa. Viện trưởng Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển nông nghiệp nông thôn sẽ là thư ký. Các thành viên của Ban chỉ đạo chương trình sẽ bao gồm các đại diện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển nông nghiệp nông thôn, các tỉnh của Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Trường Đại học Nông nghiệp 1 Hà nội, Bộ Tài nguyên môi trường, Bộ Khoa học Công nghệ và Ủy ban dân tộc. Ban chỉ đạo chương trình sẽ họp ít nhất mỗi năm hai lần.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo chương trình là:
• Hướng dẫn chung về các hoạt động cấp trung ương dựa trên Mô tả hợp phần và phù hợp với các kế hoạch phát triển của tỉnh và quốc gia
• Chịu trách nhiệm và ra các quyết định chính liên quan đến việc thực hiện Hợp phần trung ương trong Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, bao gồm:
- Các kế hoạch về tiến độ hàng năm và nửa năm;
- Các kế hoạch và vốn cấp cho các hoạt động hàng năm;
- Tiến hành rà soát lại và cho phép các điều chỉnh căn bản đối với các kế hoạch đã xây dựng như phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần tuỳ thuộc vào năng lực thực hiện;
- Giám sát các kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm;
- Tổng hợp phản hồi từ các tỉnh lên cấp hoạch định chính sách trung ương.
Ban Điều phối hợp phần trung ương
Viện trưởng Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn sẽ là điều phối viên của hợp phần trung ương và là đầu mối tổ chức của Ban điều phối hợp phần. Ban điều phối hợp phần cũng sẽ tham gia với tư cách thư ký của Ban chỉ đạo hợp phần trung ương, Ủy ban Hỗn hợp chương trình và cũng là bộ phân điều phối với Vụ Khoa học công nghệ. Ban điều phối hợp phần có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm (với thông tin đầu vào của Vụ KHCN và Viện Chính sách và Chiến lược cho các đầu ra tương ứng), và sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo và giám sát về hợp phần trung ương. Ban điều phối hợp phần sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp các kế hoạch công tác và ngân sách từ các tỉnh tham gia để trình bày trong báo cáo giám sát, báo cáo tiến độ tới Ủy ban hỗn hợp theo định kỳ hay khi có yêu cầu đột xuất. Ban điều phối hợp phần không chịu trách nhiệm về chất lượng của các thông tin đầu vào do các tỉnh cung cấp. Ban điều phối hợp phần sẽ do các cán bộ thuộc biên chế của Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn được phân công tổ chức và thực hiện.
Ban điều phối Hợp phần Trung ương sẽ chịu trách nhiệm điều phối lập kế hoạch, quản lý và thực hiện tất cả các hoạt động trong Hợp phần Trung ương. Một cố vấn quốc tế (xem điều khoản giao việc trong Phụ lục 3) sẽ hỗ trợ Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn và Vụ Khoa học Công nghệ thực hiện và tổ chức xây dựng năng lực.
Có một khoản ngân sách chung cho hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn dành cho Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn, Vụ Khoa học công nghệ (KHCN) hoặc các Cục, Vụ khác của Bộ nếu cần tư vấn. Khi triển khai, các hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn (quốc gia và quốc tế) sẽ được cấp khi có đề nghị của phía Việt Nam kèm theo điều khoản giao việc cụ thể.
Cơ cấu quản lý được phác thảo dưới đây:
- Ban chỉ đạo của Hợp phần trung ương Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và phát triển nông thôn sẽ phê duyệt các báo cáo tiến độ, kế hoạch hoạt động hàng năm và ngân sách do Ban điều phối đặt tại Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn chuẩn bị.
- Có các biện pháp xử lý cần thiết về các khuyến nghị nêu ra trong các báo cáo kiểm toán.
- Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn sẽ chiụ trách nhiệm tài chính cho Đầu ra 1 và Vụ KHCN/Vụ Tài chính của Bộ Nông nghiệp và PTNT sẽ chịu trách nhiệm cho Đầu ra 2, kế hoạch và yêu cầu chuyển tiền sẽ do Ban điều phối tổng hợp trước khi trình lên Bộ tài chính.
- Ban điều phối thu thập và tổng hợp các báo cáo giám sát, báo cáo tiến độ nửa năm, báo cáo hàng năm, hàng quý, tổng hợp các báo cáo tài chính, các chỉ số và các tài liệu cấp chương trình khác từ các đơn vị thuộc hợp phần trung ương và các tỉnh hoạt động. Ban điều phối hợp phần chỉ thu thập và tổng hợp các báo cáo này, các tỉnh chịu trách nhiệm về chất lượng và thời hạn của các báo cáo.
- Ban điều phối hỗ trợ quá trình lập kế hoạch năm cho các hoạt động của Hợp phần Trung ương.
- Ban điều phối có thể hỗ trợ các hoạt động chung của toàn bộ chương trình (cả Hợp phần Trung ương và Hợp phần cấp tỉnh).
- Chương trình nghiên cứu của nhóm Nghiên cứu sinh kế miền núi được trình để Hội đồng cố vấn Khoa học công nghệ phê duyệt và việc phân bổ ngân sách sẽ tuân theo quy trình, thủ tục chung của Hội đồng cố vấn Khoa học công nghệ. Các hoạt động đã được phê duyệt do các Vụ liên quan hoặc viện nghiên cứu phối hợp đứng đầu trực tiếp quản lý.
Phụ lục 1 giới thiệu sơ đồ tổ chức của toàn bộ Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Quản lý nội dung
Hợp phần Trung ương sẽ có hai tiểu hợp phần khác nhau. Tuy có một số khác biệt về nội dung và tính chất, phương thức hoạt động của cả hai tiểu hợp phần có một số điểm chung, đặc biệt về quá trình đề xuất nghiên cứu và quy trình thực hiện. Nhờ có những điểm chung này nên có thể áp dụng một phương thức quản lý thống nhất như sau:
Hầu hết các hoạt động của hợp phần này sẽ liên quan chặt chẽ đến việc xây dựng năng lực cho Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển nông nghiệp nông thôn và hỗ trợ chính sách trong Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Do vậy, Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển nông nghiệp nông thôn sẽ là đầu mối quản lý hợp phần trung ương. Vụ Khoa học Công nghệ cũng sẽ tham gia.
Viện Chính sách và Chiến lược Phát triển nông nghiệp nông thôn chịu trách nhiệm về các Đầu ra 1, Vụ Khoa học Công nghệ chịu trách nhiệm đối với đầu ra 2. Riêng đầu ra 2.2, Hội đồng cố vấn về Khoa học công nghệ sẽ thực hiện các hướng dẫn, phê duyệt và đánh giá các nghiên cứu.
Quản lý Hợp phần tỉnh
Một Ban chỉ đạo chương trình sẽ được thành lập ở mỗi tỉnh có trách nhiệm quản lý tổng thể chương trình. Phó chủ tịch UBND tỉnh và Đại sứ quán Đan Mạch sẽ đồng chủ tọa Ban chỉ đạo. Các thành viên của Ban chỉ đạo chương trình sẽ bao gồm các đại diện của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở khoa học và công nghệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Ủy ban dân tộc, Kho bạc của Tỉnh, Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Chủ tịch của các huyện tham gia. Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn sẽ thực hiện chức năng làm thư ký hành chính cho Ban chỉ đạo chương trình. Ban chỉ đạo chương trình sẽ họp ít nhất hai lần trong một năm.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo chương trình:
• Hướng dẫn chung về các hoạt động trong tỉnh dựa trên Miêu tả hợp phần tỉnh và phù hợp với các kế hoạch phát triển của tỉnh và quốc gia
• thực hiện Hợp phần tỉnh trong Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, bao gồm:
Các kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm.
Tiến hành rà soát lại và cho phép các điều chỉnh căn bản đối với các kế hoạch đã xây dựng như phân bổ lại ngân sách giữa các tiểu hợp phần và giữa các huyện tuỳ thuộc vào năng lực thực hiện.
• Giám sát các kế hoạch và ngân sách cấp cho các hoạt động hàng năm.
• Phê duyệt các báo cáo tiến độ và thực hiện các biện pháp cần thiết nêu trong các báo cáo kiểm toán.
• Tổng hợp phản hồi từ các huyện lên cấp hoạch định chính sách trung ương.
• Mở rộng sự tham gia của các tỉnh khác trong các hoạt động cùng quan tâm như chia sẻ các bài học kinh nghiệm…
Các Ban quản lý chương trình cấp tỉnh
Để phù hợp với các yêu cầu của chính phủ Việt Nam, Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn thành lập Ban quản lý chương trình (PMU) để quản lý, điều phối và thực hiện các công việc hàng ngày của chương trình ở cấp tỉnh.
Cán bộ của Ban quản lý:
Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn cử cán bộ để thực hiện và quản lý tất cả các hoạt động hàng ngày ở cấp tỉnh và phối hợp với Hợp phần Trung ương và các tỉnh khác. Các cán bộ này được bổ nhiệm theo sự cam kết từ nguồn vốn đối ứng:
· Giám đốc/ Điều phối viên cấp tỉnh: Giám đốc hay Phó Giám đốc của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
· Phó giám đốc/Phó điều phối viên cấp tỉnh: Do Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn bổ nhiệm.
· Kế toán trưởng: Do Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn bổ nhiệm.
· Các nhân viên khác cũng do Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn bổ nhiệm.
Cấu trúc quản lý chi tiết cho từng tỉnh được mô tả trong phụ lục và chi tiết hơn trong cẩm nang tổ chức cho ARD SPS.
Các cán bộ hỗ trợ:
Dựa trên kết quả khảo sát về nhu cầu đào tạo, mỗi tỉnh được hỗ trợ trong giai đoạn đầu một kế toán hỗ trợ, một cán bộ hỗ trợ và một phiên dịch kiêm thư ký. Sau một năm, đánh giá sẽ được tiến hành để xem xét những vị trí hỗ trợ do chương trình trả lương này có được tiếp tục nữa hay không. Ngoài ra, chương trình sẽ thuê cố vấn quốc tế để hỗ trợ thực hiện chương trình.
Nhiệm vụ chính của cán bộ hỗ trợ sẽ bước đầu là giúp củng cố hệ thống theo dõi đánh giá hiện có tại các cấp tỉnh và huyện.
Kế toán sẽ hỗ trợ cho vị trí kế toán trưởng do tỉnh bổ nhiệm.
Vị trí thư ký kiêm phiên dịch sẽ chủ yếu là hỗ trợ Cố vấn quốc tế và làm các chức năng hỗ trợ khác.
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn sẽ tuyển dụng ba vị trí này dưới hợp đồng nhà nước thông thường nhưng lương sẽ do Hợp phần chi trả theo hệ thống lương của chính phủ Việt Nam.
Để đảm bảo cho Ban quản lý hoạt động hiệu quả, dự đoán rằng, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của Hợp phần, Ban quản lý có thể cần sự hỗ trợ kỹ thuật từ các tư vấn địa phương, chuyên gia ngắn hạn trong nước và quốc tế trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, tài chính và chuẩn bị các Điều khoản giao việc cho các hoạt động khác nhau, đánh giá các đề án, cũng như thực hiện theo dõi và quản lý chất lượng nội bộ.
Tổng số 3 Cố vấn quốc tế được tuyển để hỗ trợ chương trình. Các tỉnh, ngoại trừ Điện Biên, sẽ có chung một chuyên gia tư vấn nước ngoài. Các tư vấn này sẽ làm việc dưới sự quản lý của Điều phối viên cấp tỉnh.
Trách nhiệm của Ban quản lý chương trình:
Các Ban quản lý chương trình sẽ quản lý, điều phiều phối và thực hiện bốn tiểu hợp phần của Hợp phần cấp tỉnh và các hoạt động của nó.
Các Ban quản lý chương trình chịu trách nhiệm cho việc chuẩn bị các kế hoạch thực hiện, các báo cáo tiến độ, các báo cáo tổng hợp về tài chính, các báo cáo theo dõi v.v. Ban điều phối Hợp phấn Trung Ương sẽ tổng hợp các báo cáo này, nhưng Ban quản lý chương trình của các tỉnh chịu trách nhiệm về chất lượng và thời gian của các báo cáo.
Ban quản lý chương trình cũng có trách nhiệm đảm bảo việc theo dõi ARD SPS có sự tham gia, đảm bảo sự bình đẳng giới và các dân tộc thiểu số, các vấn đề về môi trường và thực hành một chính phủ tốt. Đảm bảo sự tham gia bình đẳng của nam và nữ từ thành phần liên quan vào các hoạt động giám sát và các cuộc họp ra quyết định ở mọi cấp cũng là vấn đề ưu tiên của Ban quản lý chương trình. Ban quản lý cần điều phối và hài hòa hóa với các chương trình khác, các nhà tài trợ, các cơ quan của chính phủ, các tổ chức phi chính phủ và các đơn vị cung cấp dịch vụ trong các hệ thống giám sát và đánh giá để nhằm tránh trùng lặp và để hoạt động có hiệu quả hơn.
Ban quản lý sẽ hỗ trợ Ban chỉ đạo chương trình cũng như Ban điều phối cấp huyện trong việc lập kế hoạch, giám sát, đánh giá, tổng hợp tài khoản v.v.
Ban quản lý sẽ gửi cho các thành viên của Ban chỉ đạo chương trình lịch họp và các tài liệu có liên quan khác ít nhất là một tuần trước khi họp.
Ban quản lý chịu trách nhiệm ghi chép biên bản các cuộc họp Ban chỉ đạo và gửi các biên bản đó cho các thành viên trong vòng 7 ngày làm việc sau ngày họp.
Cấp huyện và địa phương
Ở cấp huyện sẽ thành lập một Ban Điều phối Chương trình cấp huyện (tương đương với Ban quản lý cấp huyện) tại mỗi huyện tham gia chương trình do Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND huyện đứng đầu và bao gồm lãnh đạo của Phòng Kinh tế (với vai trò là Điều phối viên cấp huyện), kế toán trưởng, đại diện các Phòng Tài chính Kế hoạch, Trung tâm khuyến nông huyện, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và đại diện của các xã tham gia chương trình và một cán bộ hỗ trợ cho giai đoạn đầu (việc cán bộ này có tiếp tục được hỗ trợ hay không sẽ được đánh giá sau năm đầu tiên). Ngoại trừ vị trí cán bộ hỗ trợ giai đoạn đầu là được chương trình trả lương theo định mức lương của Chính phủ Việt Nam, các vị trí khác của Ban điều phối chương trình sẽ do nguồn vốn đối ứng chi trả. Các đề xuất từ đợt đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ được đưa vào điều khoản giao việc chi tiết dành cho cán bộ Ban điều phối cấp huyện.
Ban Điều phối Chương trình cấp huyện sẽ có trách nhiệm điều phối và tổng hợp các kế hoạch của xã và thôn bản, khởi xướng, quản lý và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch đó. Ngoài ra, Ban Điều phối Chương trình cấp huyện còn có trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào về tình hình hoạt động ở cấp huyện cho Ban quản lý chương trình và các Ban chỉ đạo chương trình cấp tỉnh. Ban Điều phối Chương trình cấp huyện sẽ họp hàng tháng hoặc thường xuyên hơn nếu cần. Các trách nhiệm cụ thể, các thủ tục công tác .v.v.. sẽ được xây dựng trong giai đoạn tiền khởi động của Chương trình.
Ngoài ra, Ban điều phối cấp huyện sẽ hỗ trợ và thúc đẩy trao đổi giữa cấp thôn bản/xã với cấp huyện và giữa cấp huyện với cấp tỉnh. Ban điều phối cấp huyện cũng sẽ có những phản hồi thích hợp lên Hợp phần trung ương/cấp chính sách quốc gia. Cố vấn quốc tế sẽ dành phần lớn thời gian làm việc để hỗ trợ Ban điều phối cấp huyện. Bên cạnh đó, theo dự kiến Ban điều phối cấp huyện có thể cần đến sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật của các chuyên gia tư vấn ngắn hạn cấp quốc gia và quốc tế để xây dựng thủ tục hành chính, tổ chức đánh giá nhu cầu đối với các hoạt động khác nhau, thực hiện theo dõi và quản lý chất lượng nội bộ.
Chính quyền địa phương cấp thôn bản và xã ở đây được xem là có thể hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động của hợp phần. Trong tương lai, các xã có thể thành lập một bộ phận điều phối của xã. Tại cấp thôn bản, có thể thành lập Hội đồng Phát triển thôn bản để điều phối các kế hoạch phát triển của thôn bản, các nhóm nông dân sở thích và các mối quan tâm của người dân trong thôn bản.
Tất cả các đơn vị hành chính và quản lý trong Hợp phần tỉnh của Chương trình hỗ trợ ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sẽ được quản lý chặt chẽ theo các quy tắc và luật lệ quốc gia. Các bộ phận này không có liên quan trực tiếp tới Cơ quan phát triển quốc tế của Đan Mạch và chỉ phải tuân thủ các quy tắc đặc biệt trong một số trường hợp đặc biệt (có thể trong việc mua sắm).