Đồng tiền hạch toán
Đồng tiền hạch toán của Chương trình là Đồng Việt Nam (“VNĐ”). Các báo cáo gửi cho nhà tài trợ phải được trình bày bằng VNĐ.
Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán (“CoA”) cần được xây dựng trên cơ sở Hệ thống Kế toán Việt nam áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006.
Theo Quyết định của Bộ Tài chính, tất cả các giao dịch cần được ghi nhận theo mã số của ARD SPS trong Ngân sách Nhà nước.
Phần mềm kế toán
Chương trình có trách nhiệm lựa chọn phần mềm kế toán đáp ứng được các yêu cầu hạch toán và báo cáo. Các yêu cầu về báo cáo của Chương trình được trình bày chi tiết trong mục 8.
Các tỉnh được khuyến khích tận dụng các phần mềm kế toán hiện có dựa theo danh mục của Ngân sách Nhà nước để phục vụ công tác kế toán.
Cơ sở kế toán
Chương trình áp dụng cơ sở kế toán dồn tích. Các báo cáo tài chính được lập trên cơ sở dồn tích cung cấp cho người đọc báo cáo những thông tin về về các nguồn thu trong kỳ, mục đích của các khoản chi đã phát sinh và số dư quỹ tại thời điểm báo cáo.
Thu nhập
Thu nhập sẽ được tách ra từng phần trong Ngân sách Nhà nước vì việc xác định được nguồn của thu nhập là rất quan trọng (ví dụ, như từ Đại sứ quán Đan Mạch hay từ Chính phủ Việt Nam). Việc phân tách này sẽ được thực hiện ở nhiều cấp.
Các chủ đầu tư nên điền vào mẫu của Bộ Tài chính theo Thông tư 82/2007/TT-BTC ngày 12/07/2007 và gửi đến Vụ Tài chính Đối ngoại như là giấy xác nhận vốn tài trợ. Đối với hợp phần cấp quốc gia, mẫu này là cơ sở để đăng ký nguồn vốn ODA để kê khai thuế và hoàn thuế VAT.
Bộ Tài chính sẽ gửi cho Kho bạc Nhà nước giấy xác nhận vốn tài trợ từ Đại sứ quán Đan Mạch .
Thu nhập được ghi nhận khi nhận được vốn. Khi nhận được vốn, kế toán sẽ chịu trách nhiệm cập nhật vào sổ tiềm mặt và Sổ cái.
Thu nhập cần được ghi nhận vào hệ thống kế toán khi:
- Tiền mặt được rút từ Kho bạc Nhà nước
- Kho bạc Nhà nước trả cho chi phí của Chương trình cho nhà cung cấp
Thu nhập dưới hình thức các khoản chi trả trực tiếp cho bên thứ ba
Một số chi phí có thể được chi trả trực tiếp từ Đại sứ quán Đan Mạch (ví dụ các khoản thanh toán cho các chuyên gia tư vấn quốc tế). Các khoản thanh toán này không được ghi nhận trong hệ thống của chính phủ. Tuy nhiên, để phục vụ mục đích giám sát ngân sách, ban quản lý Chương trình tại CCU cần thu thập chi tiết về các khoản thanh toán do Đại sứ quán trả hộ Chương trình để có thể trình các tài khoản hợp nhất cho Ban Chỉ đạo.
Thu nhập từ lãi tiền gửi Ngân hàng
Vì vốn được giữ tại Kho bạc Nhà nước nên Chương trình không thu được tiền lãi. Tuy nhiên, trong trường hợp vốn được gửi trong tài khoản trả lãi tại ngân hàng thương mại, tiền lãi phát sinh phải được ghi nhận là khoản phải trả Đại sứ quán Đan Mạch, chứ không phải là thu nhập tiền lãi.
Thu nhập khác
Thu nhập khác (ví dụ: thu nhập từ bán hồ sơ đấu thầu) được ghi nhận khi Chương trình thực nhận tiền. Kế toán phải cập nhật sổ tiền mặt và Sổ cái khi nhận được tiền từ các hoạt động khác. Kế toán cần lập các sổ phụ để cho phép cán bộ quản lý và các cán bộ khác nắm được bản chất của các khoản thu nhập khác có giá trị lớn.
Đóng góp bằng hiện vật
Đóng góp bằng hiện vật liên quan đến các khoản đóng góp không bằng tiền của các đối tác địa phương và các cơ quan khác. Chương trình không nhận được tiền; thay vào đó Chương trình nhận được lợi ích và lợi ích này được ghi nhận dựa trên giá trị danh nghĩa của khoản đóng góp này.
Chi phí
Chi phí cần được ghi nhận khi việc thanh toán được thực hiện hoặc khi Chương trình nhận được thông báo rằng Kho bạc Nhà nước đã phê duyệt khoản chi hoặc khi một khoản phải trả được ghi nhận.
Chi phí do các bên khác trả hộ Chương trình
Chi phí được ghi nhận khi Chương trình nhận được các chứng từ liên quan như hợp đồng, bảng lương, hóa đơn, giấy báo ngân hàng hoặc thông báo chính thức từ nhà tài trợ.
Các khoản phải trả
Các khoản phải trả được ghi nhận:
• khi nhận được hóa đơn liên quan đến số hàng hóa và dịch vụ đã nhận, và
• khi phát sinh chi phí lương và các khoản thuế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế liên quan.
Tài sản cố định
Tài sản cố định – là các tài sản có giá trị lớn hơn 5 triệu VNĐ và có thời gian hữu dụng hơn một năm – được ghi nhận là chi phí dự án trong kỳ kế toán mà các tài sản này được mua về. Các tài sản này cũng được ghi nhận là tài sản dài hạn của Chương trình trên Bảng cân đối kế toán đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định thuộc nguồn vốn. Theo Quyết định số 351/TC-QĐ-CĐKT ngày 22 tháng 5 năm 1997, tài sản cố định với giá trị dưới 5 triệu VNĐ cũng có thể được vốn hóa.
Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng để ghi giảm dần nguyên giá của tài sản trên nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định trong thời gian hữu dụng ước tính hoặc thời gian thực hiện Chương trình, tùy theo thời hạn nào là ngắn hơn.
Xem hướng dẫn liên quan đến công tác quản lý tài sản cố định trong mục 7.1.
Khấu hao tài sản cố định
Tài sản cố định được hạch toán và tính khấu hao hàng năm theo quy định tại Quyết định 351/TC-QĐ-CĐKT ngày 22 tháng 5 năm 1997 của Bộ Tài chính về việc Ban hành chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tạm ứng
Tạm ứng cho nhân viên
Các khoản chi cho nhân viên trong đơn vị (ví dụ liên quan đến chi phí đi công tác) được ghi nhận là tạm ứng khi khoản chi được thực hiện; ảnh hưởng của giao dịch này chỉ được ghi nhận trên báo cáo số dư quỹ/bảng cân đối kế toán.
Chi phí được ghi nhận khi kế toán nhận được các chứng từ liên quan như hóa đơn, bảng Tạm ứng cho các nhà thầu
Các khoản tạm ứng cho nhà thầu được ghi nhận là khoản phải thu.
Tiền mặt tại quỹ
Kế toán cần duy trì sổ tiền mặt để theo dõi tiền mặt tại quỹ. Biến động tiền mặt được ghi nhận trong sổ tiền mặt và các tài khoản khác trên Sổ cái. Xem hướng dẫn cụ thể về quản lý tiền mặt tại quỹ tại mục 7.2.2.
Tiền gửi ngân hàng/Kho bạc Nhà nước
Kế toán cần duy trì một sổ tiền gửi ngân hàng để theo dõi tiền gửi ngân hàng/Kho bạc Nhà nước. Sổ tiền gửi ngân hàng được cập nhật trên cơ sở các giấy báo thanh toán và giấy biên nhận mà ngân hàng/Kho bạc Nhà nước gửi đến.
Xem hướng dẫn cụ thể về quản lý tiền gửi ngân hàng tại mục 7.2.
Hạch toán thuế GTGT
Các hợp phần cấp tỉnh
Đối với các hợp phần cấp tỉnh, thuế GTGT phát sinh sẽ được ghi nhận là chi phí của Chương trình và không được miễn thuế.
Hợp phần trung ương
Nguồn vốn tài trợ chuyển tới hợp phần trung ương cần được miễn thuế. Vụ KH&CN, Bộ NN&PTNT và Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp và nông thôn phải chuẩn bị một bản báo cáo chi phí, và báo cáo này phải được Kho bạc Nhà nước phê duyệt. Bản báo cáo chi phí đã đuợc phê duyệt có thể được gửi tới các cơ quan thuế để được hoàn lại các khoản thuế đánh vào hàng hóa và dịch vụ được tài trợ bởi các nguồn viện trợ nước ngoài.
Chương trình phải mở một tài khoản kế toán riêng để ghi nhận thuế GTGT phát sinh và một tài khoản khác để ghi nhận thuế GTGT được hoàn lại. Khi nhập các hoá đơn vào hệ thống tài chính, giá trị hóa đơn không bao gồm thuế GTGT được hạch toán vào tài khoản chi phí thích hợp và phần thuế GTGT được hạch toán vào tài khoản thuế GTGT phát sinh.
Khi xin hoàn thuế GTGT, kế toán ghi Có tài khoản thuế GTGT phát sinh và ghi nợ tài khoản thuế GTGT được hoàn lại. Theo quy định của Việt Nam, đề nghị hoàn thuế GTGT phải được đệ trình cho cơ quan thuế trong vòng ba tháng kể từ ngày trên hóa đơn.
Khi nhận được một khoản thuế GTGT được hoàn lại, kế toán ghi Có tài khoản thuế GTGT được hoàn lại (và ghi Nợ tài khoản tiền mặt).
Số dư của tài khoản thuế GTGT phát sinh tại thời điểm lập báo cáo thể hiện số thuế GTGT chưa xin hoàn lại và số dư của tài khoản thuế GTGT được hoàn lại tại thời điểm lập báo cáo thể hiện số thuế GTGT đã xin nhưng chưa được hoàn lại.
Bất kỳ khoản thuế GTGT nào không được hoàn lại sau một khoảng thời gian hợp lý (một năm) sẽ được chuyển sang tài khoản chi phí lỗ thuế GTGT.